Comment planifier un voyage d’affaires international ?

Planifier un voyage d’affaires international est une procédure complètement différente de l’organisation de vos vacances en famille. Ici, vous êtes l’ambassadeur de votre entreprise, vous devez donc représenter ses objectifs de la meilleure façon possible. Trop de pression, non ? Eh bien, il y a plus.

En plus d’être tout à fait prêt pour la rencontre avec les représentants d’autres entreprises, vous devez également en savoir beaucoup sur les coutumes et l’étiquette d’un pays cible.

Cela facilitera votre communication et votre coopération fructueuse avec d’autres collègues. Cependant, avant d’atteindre ce point, vous devez organiser tout le voyage et faire attention à de nombreux détails.

Si vous paniquez à propos de toutes ces choses, c’est tout à fait normal. Être une recrue d’entreprise n’est pas si simple du tout, surtout lorsque vous êtes censé représenter votre entreprise lors d’un événement international important.

Voici quelques éléments de base que vous devriez considérer avant de vous lancer dans une entreprise aussi frustrante et complexe.

Créer une liste de tâches

Lors de la planification d’une entreprise aussi complexe qui comprend divers détails et obligations que vous devez remplir, il est probable que vous oubliez quelque chose d’important. C’est pourquoi vous devriez créer une liste de contrôle des choses qui doivent être faites.

Par exemple, vous devez inclure les réservations de vol et d’hôtel, définir votre budget, contacter votre ambassade, clarifier les objets et les objectifs de la réunion, ainsi qu’en apprendre beaucoup sur la culture et les règles du pays. Toutes ces étapes pourraient jouer un rôle important dans votre future carrière.

Réservez votre billet d’avion et votre hôtel à temps

Si vous voulez vous détendre complètement lors de la planification d’un voyage international , vous devez tout planifier à l’avance. Cela signifie que si vous voulez le siège le meilleur et le plus confortable dans un avion, vous devez le réserver à temps. Vous devriez faire de même pour votre chambre d’hôtel.

Soit votre secrétaire fait ces réservations, soit vous le faites vous-même, vous devez vous assurer que vos réservations sont toujours valables. Aussi, il est fortement recommandé de réserver un vol la veille de la réunion afin d’arriver à l’heure, de se reposer et de se préparer pour l’événement.

Assurez-vous d’avoir tous les documents nécessaires

Avant de vous rendre dans un pays étranger, vous devez avoir des documents valides. Commençons par un passeport, qui doit être renouvelé s’il est dans les six mois avant l’expiration. De plus, vous devez vérifier si vous avez besoin d’un visa.

Sans cela, vous ne pouvez pas voyager dans beaucoup de pays. Il existe de nombreux programmes et services qui peuvent vous fournir des informations sur les documents nécessaires avant de commencer à planifier votre voyage.

Rechercher des conseils aux voyageurs

Il existe de nombreux conseils de voyage que vous devez vérifier si vous voulez être complètement préparé pour vos voyages d’affaires internationaux. Par exemple, vous devriez en apprendre beaucoup sur la géographie et la démographie du pays ou d’une région où vous allez passer du temps.

De tels programmes sont particulièrement importants car ils vous font prêter attention aux dangers tels que le terrorisme, les troubles politiques, les catastrophes naturelles, les attaques contre les touristes ou les maladies contagieuses graves. Une fois que vous serez familiarisé avec tous ces problèmes, vous serez prêt à affronter même le pire des cas.

La meilleure façon de vous protéger est de choisir l’assurance qui couvrira tous vos besoins. Cependant, le type d’assurance dépend de l’endroit que vous allez visiter. Par conséquent, vous devez en savoir beaucoup sur votre régime d’assurance et voir s’il existe un moyen d’obtenir une autre police qui vous couvrirait dans un pays étranger, en toutes circonstances.

Apprenez quelque chose sur les coutumes et l’étiquette

« Quand à Rome, faites comme les Romains », dit un célèbre proverbe latin. Si vous voulez éviter des malentendus embarrassants, vous devez apprendre la langue, les coutumes et le protocole de la nation. Par exemple, vous pourriez apprendre des phrases de base, telles que : « Merci », « Bonjour », « C’est combien ? » C’est ainsi que vous communiquerez en toute simplicité et impressionnez vos hôtes étrangers.

Vous pouvez également apprendre quelques faits historiques, géographiques et culturels élémentaires, ainsi que l’étiquette, la devise, les heures de travail et la nutrition des gens. Cela vous décrira comme une personne jeune et ambitieuse animée par la soif de nouvelles découvertes et connaissances.

Fais tes devoirs

Dans de telles réunions, vous ne vous représentez pas en tant qu’individu, mais votre entreprise dans son ensemble. Cela peut être très délicat si vous ne vous préparez pas correctement. De telles préparations ne sont pas si difficiles du tout. En plus d’apprendre à connaître les règles et les coutumes de vos hôtes, vous devez également être prêt pour chaque réunion.

Sinon, vous serez considéré comme peu sophistiqué et léthargique. Si vos hôtes et votre entreprise vous considèrent comme non préparés pour certains postes plus élevés, votre carrière stagnera ou même s’effondrera. Dans le pire des cas, vous pourriez perdre votre compte international ou même votre emploi.

L’un des moyens les plus étonnants d’attirer l’attention de vos collègues étrangers est d’ apporter des cadeaux personnalisés et de les distribuer après ou pendant la réunion. Les gens ont toujours associé le matériel promotionnel à des entreprises bien établies, puissantes et prospères. En outre, ils pourront voir vos plans et objectifs et s’intéresser à la poursuite de la coopération.

Renforcer les liens

L’une des choses les plus étonnantes liées à votre voyage international est que vous rencontrerez de nombreux nouveaux collègues du monde entier et aurez une opportunité incroyable de vous faire de nouveaux amis et de renforcer vos liens professionnels.

Un jour, ils peuvent vous recommander pour un poste plus élevé ou vous donner un conseil utile. Tout ce que vous avez à faire est de rester en contact avec ces personnes. Envoyez-leur quelques e-mails après le voyage et remerciez-les d’avoir passé un bon moment.

Dans l’ensemble, planifier un voyage d’affaires international peut être très épuisant et frustrant, mais cela peut améliorer votre future carrière. Si vous suivez ces conseils, vous pourrez tout faire correctement et vous représenter ainsi que votre entreprise sous un meilleur jour. Enfin, vos patrons et collègues internationaux apprécieront votre contribution, votre enthousiasme et votre loyauté.